Als Kleinunternehmer nach §19 UStG weist du keine Umsatzsteuer auf Rechnungen aus. Stattdessen muss ein Hinweis wie "Gemäß §19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet" auf der Rechnung stehen. Alle anderen Pflichtangaben nach §14 UStG (Name, Anschrift, Steuernummer, Datum, fortlaufende Nummer, Leistungsbeschreibung) bleiben verpflichtend.
Wer ist Kleinunternehmer nach §19 UStG?
Die Kleinunternehmerregelung gilt für Unternehmer, deren Umsatz bestimmte Grenzen nicht überschreitet. Ab 2025 gelten neue, angehobene Grenzen (Jahressteuergesetz 2024):
| Zeitraum | Umsatzgrenze |
|---|---|
| Vorjahresumsatz | bis 25.000 € (netto) |
| Umsatz im laufenden Jahr (erwartet) | bis 100.000 € (netto) |
Liegen beide Voraussetzungen vor, kannst du die Kleinunternehmerregelung anwenden – du musst es aber nicht. Die Entscheidung ist freiwillig. Einmal gewählt, gilt sie mindestens fünf Jahre, es sei denn, du überschreitest die Grenzen.
Bis Ende 2024 lagen die Grenzen bei 22.000 € (Vorjahr) und 50.000 € (laufendes Jahr). Mit dem Jahressteuergesetz 2024 wurden sie auf 25.000 € und 100.000 € angehoben. Außerdem gilt seit 2025 eine EU-weite Kleinunternehmerregelung für Unternehmer, die grenzüberschreitend tätig sind.
Was auf eine Kleinunternehmer-Rechnung muss
Auch als Kleinunternehmer bist du an die Pflichtangaben nach §14 UStG gebunden. Was entfällt, ist lediglich der Umsatzsteuerausweis – dafür kommt ein Pflichthinweis hinzu:
- Vollständiger Name und Anschrift deines Betriebs und des Kunden.
- Deine Steuernummer (das Finanzamt, das dich führt) – KEINE Umsatzsteuer-IdNr. nötig.
- Ausstellungsdatum der Rechnung.
- Eine fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer (GoBD-konform).
- Menge und Art der erbrachten Leistung sowie der Leistungszeitpunkt.
- Rechnungsbetrag (netto = brutto, da keine MwSt.)
- Pflichthinweis auf die Kleinunternehmerregelung (Formulierungsbeispiele unten).
Formulierungsbeispiele für den §19-Hinweis
- "Gemäß §19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet."
- "Als Kleinunternehmer im Sinne des §19 Abs. 1 UStG wird keine Umsatzsteuer ausgewiesen."
- "Kein Ausweis von Umsatzsteuer aufgrund der Kleinunternehmerregelung (§19 UStG)."
Du brauchst als Kleinunternehmer keine USt-IdNr. zu beantragen. Deine Steuernummer vom zuständigen Finanzamt reicht – sofern du ausschließlich im Inland tätig bist. Für EU-Auslandsgeschäfte kann eine USt-IdNr. sinnvoll werden.
Vor- und Nachteile der Kleinunternehmerregelung
Die Regelung hat klare Vor- und Nachteile – je nach Kundschaft kann die eine oder andere Seite überwiegen:
| Vorteil | Nachteil |
|---|---|
| Kein Umsatzsteuer-Voranmeldungen ans Finanzamt | Kein Vorsteuerabzug auf eigene Einkäufe |
| Günstigere Preise für Privatkunden (B2C) | B2B-Kunden können keine Vorsteuer ziehen – Nachteil bei Geschäftskunden |
| Weniger Buchhaltungsaufwand | Bei Investitionen (Maschinen, Fahrzeuge) kein Vorsteuererstattung |
| Einfachere Rechnungen ohne MwSt-Berechnung | Wechsel zur Regelbesteuerung bindet 5 Jahre |
Wer überwiegend Privatkunden (B2C) bedient und wenige Investitionen hat, profitiert am meisten. Wer hauptsächlich B2B-Auftraggeber hat oder große Maschinen kauft, sollte die Regelbesteuerung erwägen – der Vorsteuerabzug kann dann vorteilhafter sein.
Kleinunternehmer und E-Rechnungspflicht
Die E-Rechnungspflicht gilt seit 2025 – aber für Kleinunternehmer gelten wichtige Ausnahmen:
- E-Rechnungen empfangen: Ja – auch Kleinunternehmer müssen E-Rechnungen seit 2025 empfangen können (XRechnung, ZUGFeRD).
- E-Rechnungen ausstellen: Nein – Kleinunternehmer sind von der Ausstellungspflicht ausgenommen (Jahressteuergesetz 2024). Du darfst weiterhin PDF- oder Papierrechnungen schreiben.
- Trotzdem sinnvoll: Manche B2B-Kunden wünschen E-Rechnungen freiwillig – eine Software, die beides kann, ist zukunftssicher.
GoBD und Archivierung für Kleinunternehmer
Auch als Kleinunternehmer bist du an die GoBD gebunden: Rechnungen müssen 10 Jahre aufbewahrt, fortlaufend nummeriert und unveränderbar archiviert werden. Was du nicht musst: eine doppelte Buchführung. Eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) reicht.
- Rechnungen (ein- und ausgehend) 10 Jahre aufbewahren.
- Fortlaufende, lückenlose Rechnungsnummern ohne Dopplungen.
- Digitale Belege digital archivieren – kein Ausdruck und Vernichten.
- Keine nachträglichen Änderungen an archivierten Rechnungen.
- EÜR statt Bilanz: einfachste zulässige Form der Gewinnermittlung.
Was passiert, wenn du die Umsatzgrenze überschreitest?
Wenn du im laufenden Jahr die 100.000-€-Grenze überschreitest, wechselst du sofort – nicht erst im Folgejahr – zur Regelbesteuerung. Alle Rechnungen ab diesem Zeitpunkt müssen Umsatzsteuer ausweisen. Das passiert automatisch, sobald der Umsatz die Grenze übersteigt, und ist eine häufige Fehlerquelle.
Das Überschreiten der Jahresgrenze von 100.000 € im laufenden Jahr zwingt zur sofortigen Umsatzsteuerpflicht – rückwirkend auf alle Umsätze ab dem Tag der Überschreitung. Behalte deinen Umsatz im Blick und passe deine Rechnungen zeitnah an.
- 1
Umsatz laufend überwachen
Monatlich prüfen, ob die 100.000-€-Grenze naht – am besten per Software-Umsatzübersicht.
- 2
Finanzamt informieren
Bei absehbarer Überschreitung das Finanzamt vorab informieren und zur Regelbesteuerung optieren.
- 3
Software anpassen
Rechnungsvorlage umstellen: MwSt-Satz ergänzen, §19-Hinweis entfernen, USt-IdNr. beantragen.
Hinweis: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Orientierung und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Fristen und Regelungen können sich ändern – im Zweifel kläre deine konkrete Situation mit deinem Steuerberater.