Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern in elektronischer Form) verlangen: Rechnungen 10 Jahre aufbewahren, fortlaufende und einmalige Rechnungsnummern, unveränderbare digitale Archivierung und zeitnahe Erfassung. Ein gutes Rechnungsprogramm setzt das automatisch um – manuell in Word oder Excel geht das kaum GoBD-konform.
Was sind die GoBD – und wen betreffen sie?
GoBD steht für "Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff". Das klingt lang, meint aber kurz gesagt: Regeln des Finanzamts dafür, wie du deine Belege und Buchungen digital verwalten und aufbewahren musst.
Die GoBD gelten seit 2015 – zuletzt angepasst 2022 – und betreffen jeden Unternehmer, der buchführungspflichtig ist oder freiwillig Bücher führt. Auch Einnahmen-Überschuss-Rechner (EÜR) – also viele Handwerker und Selbstständige – sind in wesentlichen Teilen betroffen.
Kleinunternehmer nach § 19 UStG führen zwar keine Buchhaltung im vollen Sinne, müssen aber Rechnungen und Belege GoBD-konform aufbewahren und dürfen diese nachträglich nicht verändern.
Wie lange müssen Rechnungen aufbewahrt werden?
Die Aufbewahrungsfristen sind nach Belegart gestaffelt – und länger als viele denken:
| Belegart | Frist |
|---|---|
| Rechnungen (ein- und ausgehend) | 10 Jahre |
| Buchungsbelege (z. B. Quittungen, Kassenzettel) | 10 Jahre |
| Geschäftsbriefe, Auftragsbestätigungen, Angebote | 6 Jahre |
| Lieferscheine (soweit Buchungsbeleg) | 10 Jahre |
| E-Mails mit Rechnungsinhalt | 10 Jahre |
Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist. Eine Rechnung aus 2024 musst du also bis Ende 2034 aufbewahren.
Digitale Belege müssen digital aufbewahrt werden – ein Ausdruck und Vernichtung der Datei reicht nicht. Umgekehrt kannst du Papierbelege einscannen und das Original vernichten, wenn du dabei die GoBD-Anforderungen an die Verfahrensdokumentation einhältst.
Fortlaufende Rechnungsnummern: Was gilt wirklich?
Rund um Rechnungsnummern kursieren hartnäckige Mythen. Die Wahrheit:
- Rechnungsnummern müssen fortlaufend und einmalig sein – keine Lücken, keine Doppelungen.
- Du darfst jedes Jahr von vorn beginnen (z. B. 2026-0001), solange die Gesamtfolge lückenlos ist.
- Alphanumerische Systeme sind erlaubt, z. B. mit Jahreszahl, Kunden-Kürzel oder Projektnummer – Hauptsache, jede Nummer ist eindeutig.
- Stornierte Rechnungen dürfen nicht einfach gelöscht werden: Sie müssen als storniert im System stehen bleiben.
- Lücken in der Nummerierung gelten als verdächtig und können bei einer Betriebsprüfung zu Nachfragen führen.
Wer eine falsche Rechnung löscht, statt sie zu stornieren, verstößt gegen die GoBD. Ein Rechnungsprogramm verhindert das durch Storno-Funktion statt Löschen – und schützt so vor ungewollten Verstößen.
Unveränderbarkeit: Warum du archivierte Rechnungen nicht bearbeiten kannst
Eines der Kernprinzipien der GoBD ist die Unveränderbarkeit: Ein archivierter Beleg darf nicht nachträglich verändert werden – weder inhaltlich noch in seiner Darstellung. Das gilt für:
- Ausgestellte Rechnungen: einmal verschickt, nicht mehr editierbar.
- Buchungsbelege: im Archiv unveränderlich gespeichert.
- Eingangbelege: auch empfangene Rechnungen dürfen nicht nachbearbeitet werden.
Praktisch bedeutet das: Wenn du Fehler auf einer versendeten Rechnung korrigieren musst, schreibst du eine Stornorechnung und stellst eine neue Rechnung mit neuer Nummer aus. In einer GoBD-konformen Software ist das der einzig mögliche Weg – der "Bearbeiten"-Button ist gesperrt.
Was deine Software leisten muss – und was Word nicht kann
In Word oder Excel kannst du kaum GoBD-konform arbeiten: Du kannst nachträglich alles ändern, Nummern doppelt vergeben und Dateien einfach löschen. Das Finanzamt kann das nicht nachvollziehen. Eine GoBD-konforme Rechnungssoftware bietet hingegen:
- Automatisch fortlaufende, einmalige Rechnungsnummern – keine Lücken, keine Dopplungen.
- Gesperrte Archive: verschickte Rechnungen können nicht mehr bearbeitet, nur noch storniert werden.
- Revisionssichere Speicherung mit Zeitstempel.
- Vollständiges Protokoll: Wer hat wann was erstellt, storniert oder exportiert?
- GoBD-konforme Aufbewahrung für mindestens 10 Jahre.
- Datenexport für den Steuerberater (DATEV) und den Finanzamt-Datenzugriff.
Jede Rechnung bekommt automatisch eine fortlaufende Nummer, ist nach dem Versand gesperrt und wird GoBD-konform archiviert. Stornorechnungen erstellt die Software auf Knopfdruck – mit korrektem Gegenbuchungsbeleg.
GoBD-Checkliste für Handwerker
- Rechnungen 10 Jahre aufbewahren – digital und unveränderbar.
- Fortlaufende Rechnungsnummern ohne Lücken oder Dopplungen.
- Stornierte Rechnungen im System belassen (nicht löschen).
- Digitale Belege nicht ausdrucken und Datei vernichten – beides aufbewahren oder verfahrensdokumentiertes Ersetzen.
- Zeitnahe Erfassung von Belegen – spätestens innerhalb von ~60 Tagen.
- Software nutzen, die Revisionssicherheit und DATEV-Export bietet.
- Mit dem Steuerberater klären, ob eine Verfahrensdokumentation nötig ist.
Hinweis: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Orientierung und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Fristen und Regelungen können sich ändern – im Zweifel kläre deine konkrete Situation mit deinem Steuerberater.