Ein Handwerker-Rechnungsprogramm erstellt rechtssichere Rechnungen mit allen Pflichtangaben nach § 14 UStG, rechnet Beträge und Umsatzsteuer automatisch, archiviert GoBD-konform und erzeugt E-Rechnungen (XRechnung/ZUGFeRD). Gute Programme verwandeln Angebote per Klick in Rechnungen und fassen offene Posten automatisch nach.
Was ein Rechnungsprogramm für Handwerker können muss
Nicht jedes Tool, das Rechnungen erstellt, passt zum Handwerk. Diese Funktionen solltest du erwarten:
- Pflichtangaben nach § 14 UStG automatisch auf jeder Rechnung.
- Positionen mit Menge, Einheit und Einzelpreis – Summen und MwSt. werden automatisch berechnet.
- GoBD-konforme, fortlaufende Rechnungsnummern und unveränderbare Archivierung.
- E-Rechnung als XRechnung und ZUGFeRD für B2B- und Behördenkunden.
- Aus dem angenommenen Angebot wird per Klick die Rechnung – ohne Abtippen.
- Automatisches Nachfassen und Zahlungserinnerungen bei offenen Posten.
- DATEV-Export für den Steuerberater.
- Mobil nutzbar – auch vom Tablet auf der Baustelle.
Pflichtangaben: Was auf jede Handwerker-Rechnung gehört
Damit das Finanzamt – und dein Kunde – die Rechnung anerkennt, müssen nach § 14 UStG bestimmte Angaben enthalten sein:
- Vollständiger Name und Anschrift deines Betriebs und des Kunden.
- Deine Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.
- Ausstellungsdatum und eine fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer.
- Menge und Art der Leistung (Leistungsbeschreibung) sowie der Leistungszeitpunkt.
- Nettobetrag, Steuersatz und Steuerbetrag – oder ein Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung.
Wenn du die Kleinunternehmerregelung nutzt, weist du keine Umsatzsteuer aus, sondern ergänzt einen Hinweis wie: Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet. Ein gutes Rechnungsprogramm setzt diesen Hinweis automatisch.
Rechnungsprogramm und E-Rechnungspflicht
Seit 2025 müssen alle inländischen B2B-Betriebe E-Rechnungen empfangen können; die Pflicht zum Ausstellen kommt gestaffelt bis 2028. Dein Rechnungsprogramm sollte deshalb XRechnung und ZUGFeRD beherrschen – sonst stehst du spätestens zur Frist ohne Lösung da. Die Details zu Fristen und Formaten findest du in unserem Ratgeber zur E-Rechnungspflicht.
Wähle ein Programm, das E-Rechnungen nicht nur als PDF, sondern als strukturierten Datensatz nach EN 16931 erzeugt. Nur das erfüllt die E-Rechnungspflicht.
Kostenlose Vorlage oder Rechnungssoftware?
Eine Word- oder Excel-Vorlage ist gratis und schnell zur Hand. Sobald du regelmäßig Rechnungen schreibst, spielt eine richtige Software ihre Stärken aus:
| Aspekt | Word-/Excel-Vorlage | Rechnungssoftware |
|---|---|---|
| Tempo | jede Rechnung neu tippen | Vorlagen, Angebot → Rechnung per Klick |
| Rechenfehler | manuell, fehleranfällig | Summen und MwSt. automatisch |
| E-Rechnung | nicht möglich | XRechnung & ZUGFeRD |
| GoBD-Archivierung | musst du selbst organisieren | integriert |
| Nachfassen | manuell oder gar nicht | automatische Erinnerungen |
| Kosten | 0 € | ab 0 €, dann kleiner Monatspreis |
Worauf du bei der Auswahl achten solltest
- Einfache Bedienung ohne Schulung – du willst Rechnungen schreiben, nicht Software lernen.
- E-Rechnung-fähig (XRechnung & ZUGFeRD) und GoBD-konform.
- Angebot und Rechnung in einem Tool, damit Daten nicht doppelt erfasst werden.
- DATEV-Export für die reibungslose Übergabe an den Steuerberater.
- Mobil im Browser, ohne Installation – auch auf Tablet und Handy.
- Fairer, planbarer Preis ohne lange Vertragsbindung.
So schreibst du eine Rechnung in 3 Schritten
- 1
Kunde & Positionen
Kunde auswählen (oder aus dem Angebot übernehmen) und Leistungen mit Menge und Einzelpreis erfassen.
- 2
Steuer & Format
MwSt. wird automatisch berechnet; Format wählen – klassische PDF-Rechnung oder E-Rechnung als XRechnung/ZUGFeRD.
- 3
Senden & archivieren
Rechnung verschicken, GoBD-konform ablegen und bei Bedarf als DATEV-Buchungsstapel exportieren.
Aus jedem angenommenen Angebot wird per Klick die Rechnung – mit GoBD-Nummern, automatischer MwSt., E-Rechnung im Pro-Paket und DATEV-Export. Nachfassen und Zahlungserinnerungen laufen automatisch.