Günstige Handwerkersoftware gibt es ab 0 € (eingeschränkt kostenlos) bis rund 20–40 € pro Monat für Solo- und Kleinbetriebe. Vertikale Komplettsysteme kosten oft 30–250 € und mehr pro Monat, meist nach Mitarbeiterzahl. Achte auf versteckte Kosten wie Einrichtungsgebühren, Mindestlaufzeiten und Aufpreise pro Nutzer.
Was kostet Handwerkersoftware wirklich?
Die Preise hängen stark davon ab, was die Software leisten soll. Grob lassen sich drei Kategorien unterscheiden:
| Kategorie | Typischer Preis/Monat | Für wen |
|---|---|---|
| Kostenlose Tools & Vorlagen | 0 € | Einstieg, sehr wenige Belege |
| Angebots- & Rechnungssoftware | ca. 0–40 € | Solo- & Kleinbetriebe |
| Vertikale Komplettsysteme | ca. 30–250 € und mehr | Betriebe mit Team & Projekten |
Das sind Orientierungswerte – der tatsächliche Preis hängt von Funktionsumfang, Mitarbeiterzahl und Abrechnungszeitraum ab. Jahresabos sind meist günstiger als monatliche Zahlung.
Günstig ist nicht gleich günstig: versteckte Kosten
Der Monatspreis ist nur die halbe Wahrheit. Diese Posten treiben die Gesamtkosten oft nach oben:
- Einrichtungs- oder Setup-Gebühr beim Start.
- Mindestlaufzeit und lange Vertragsbindung statt monatlicher Kündbarkeit.
- Aufpreis pro Mitarbeiter oder Nutzer – bei Teams schnell teuer.
- Zusatzmodule, die erst im Paket darüber enthalten sind.
- Schulungs- und Einarbeitungskosten bei komplexen Systemen.
- Migrationsaufwand, wenn der Export aus dem alten Tool schwierig ist.
Rechne nicht den Monatspreis, sondern die Kosten fürs erste Jahr – inklusive Setup, Laufzeit und Aufpreisen pro Nutzer. Eine scheinbar günstige Software kann am Ende teurer sein als eine mit fairem Festpreis.
Wann sich kostenlose Software lohnt – und wann nicht
Kostenlose Tools sind ein guter Einstieg, wenn du nur gelegentlich Angebote oder Rechnungen schreibst. Sobald es regelmäßig wird, stoßen sie an Grenzen.
Kostenlos reicht, wenn …
- du nur wenige Belege im Monat schreibst,
- du vor allem ein sauberes PDF mit deinem Logo brauchst,
- du die Software erst einmal ausprobieren willst.
Es lohnt sich zu zahlen, wenn …
- du regelmäßig Angebote schreibst und nachfassen willst,
- du E-Rechnungen (XRechnung/ZUGFeRD) brauchst,
- dir automatische Erinnerungen und ein DATEV-Export Zeit sparen.
Worauf du auch bei günstiger Software nicht verzichten solltest
- E-Rechnung-fähig (XRechnung & ZUGFeRD) – Pflicht im B2B.
- GoBD-konforme, fortlaufende Rechnungsnummern und Archivierung.
- Pflichtangaben nach § 14 UStG werden automatisch gesetzt.
- Angebot und Rechnung in einem Tool – keine Doppelerfassung.
- DATEV-Export für den Steuerberater.
- Datenexport jederzeit möglich (kein Lock-in).
Preis-Leistung richtig vergleichen
- 1
Bedarf klären
Liste auf, was du wirklich täglich brauchst – Angebote, Rechnungen, Nachfassen? Oder auch Projektsteuerung und Zeiterfassung?
- 2
Gesamtkosten rechnen
Monatspreis plus Setup, Laufzeit und Aufpreise pro Nutzer – fürs erste Jahr hochgerechnet.
- 3
Kostenlos testen
Nicht nur eine Demo ansehen, sondern selbst ein echtes Angebot anlegen. So merkst du in 5 Minuten, ob die Software zu dir passt.
Dauerhaft kostenlos starten, danach Starter ab 19 € und Pro ab 39 € pro Monat (ohne USt.) – ohne Einrichtungsgebühr, ohne Aufpreis pro Mitarbeiter, monatlich kündbar. Detaillierte Gegenüberstellungen zu Plancraft, Lexoffice und Co. findest du in unserem Software-Vergleich.