Die E-Rechnungspflicht gilt seit dem 1. Januar 2025: Seitdem muss jeder inländische B2B-Betrieb E-Rechnungen empfangen können – auch Kleinunternehmer. Die Pflicht, selbst E-Rechnungen zu stellen, kommt gestaffelt: ab 2027 für größere, ab 2028 für alle Unternehmen. Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz (z. B. XRechnung oder ZUGFeRD), kein einfaches PDF.
Was ist eine E-Rechnung überhaupt?
Eine E-Rechnung ist nicht einfach ein digitales Dokument, sondern ein strukturierter elektronischer Datensatz, der maschinell ausgelesen werden kann. Maßgeblich ist die europäische Norm EN 16931. In Deutschland sind vor allem zwei Formate üblich: XRechnung und ZUGFeRD.
- XRechnung: ein reines XML-Format, das vor allem bei öffentlichen Auftraggebern (Behörden) verlangt wird.
- ZUGFeRD: ein Hybrid-Format – ein PDF mit eingebetteten XML-Daten. Du siehst die Rechnung wie gewohnt, die Software liest zusätzlich die strukturierten Daten.
Eine eingescannte oder als PDF exportierte Rechnung erfüllt die Pflicht nicht – auch wenn sie digital ist. Entscheidend sind die strukturierten Daten nach EN 16931 (XRechnung oder ZUGFeRD).
Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht? Die Fristen
Die Einführung erfolgt gestaffelt. Wichtig ist die Unterscheidung zwischen Empfangen (gilt sofort für alle) und Ausstellen (kommt mit Übergangsfristen):
| Ab wann | Was gilt |
|---|---|
| 1. Januar 2025 | Alle inländischen B2B-Betriebe müssen E-Rechnungen empfangen können. |
| bis 31. Dezember 2026 | Papier- und PDF-Rechnungen im B2B noch erlaubt (mit Zustimmung des Empfängers). |
| 1. Januar 2027 | Ausstellungspflicht für Unternehmen mit über 800.000 € Vorjahresumsatz. |
| 1. Januar 2028 | Ausstellungspflicht für alle inländischen B2B-Unternehmen. |
Kurz gesagt: Empfangen musst du schon heute können. Beim Ausstellen hast du – je nach Umsatz – noch bis 2027 oder 2028 Zeit.
Gilt die E-Rechnungspflicht auch für Kleinunternehmer?
Teils ja, teils nein – und genau hier herrscht oft Verwirrung. Auch als Kleinunternehmer nach § 19 UStG musst du seit 2025 E-Rechnungen empfangen können. Von der Pflicht, selbst E-Rechnungen auszustellen, sind Kleinunternehmer dagegen ausgenommen (Jahressteuergesetz 2024): Sie dürfen weiterhin sonstige Rechnungen (z. B. PDF oder Papier) ausstellen.
Selbst wenn du keine E-Rechnungen ausstellen musst: Empfangen können musst du sie. Sorge also dafür, dass du XRechnung und ZUGFeRD verarbeiten und GoBD-konform archivieren kannst.
Für wen oder was gilt die Pflicht nicht?
Die E-Rechnungspflicht betrifft Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen (B2B). Ausgenommen sind insbesondere:
- Rechnungen an Privatkunden (B2C) – hier bleibt PDF oder Papier möglich.
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto.
- Fahrausweise als Rechnung.
- Bestimmte steuerfreie Umsätze.
Was musst du jetzt tun? Die Checkliste
- Empfang sicherstellen: Du brauchst ein E-Mail-Postfach und eine Software, die XRechnung und ZUGFeRD lesen kann.
- Ausstellung vorbereiten: Eine Rechnungssoftware, die E-Rechnungen nach EN 16931 erzeugt – rechtzeitig vor deiner Frist.
- Archivierung klären: E-Rechnungen müssen GoBD-konform und unveränderbar aufbewahrt werden.
- Mit dem Steuerberater sprechen: Stimme Formate, Übergabe (z. B. DATEV) und deine konkrete Frist ab.
Wie erstellst du eine E-Rechnung (XRechnung & ZUGFeRD)?
Von Hand in Word geht das nicht – du brauchst eine Software, die das strukturierte Format erzeugt. In der Praxis sind es drei Schritte:
- 1
Rechnung anlegen
Positionen, Mengen und Steuersätze wie gewohnt erfassen – idealerweise direkt aus dem angenommenen Angebot.
- 2
Format wählen
XRechnung für Behörden, ZUGFeRD für die meisten B2B-Kunden – die Software erzeugt den passenden Datensatz.
- 3
Versenden & archivieren
E-Rechnung per E-Mail verschicken und GoBD-konform ablegen; für die Buchhaltung als DATEV-Buchungsstapel exportieren.
Im Pro-Paket erstellst du E-Rechnungen als XRechnung und ZUGFeRD direkt aus dem Angebot. Der DATEV-Export für den Steuerberater ist schon ab dem Starter-Paket dabei. Kein zweites Tool, kein Abtippen.
Hinweis: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Orientierung und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Fristen und Regelungen können sich ändern – im Zweifel kläre deine konkrete Situation mit deinem Steuerberater.